مؤتمر السكرتارية التنفيذية المتقدمة والتميز في فن الحوار وقوة الاتصال

مقدمة عن المؤتمر:

تعد السكرتارية التنفيذية المتقدمة أحد العناصر الأساسية في نجاح المؤسسات، حيث تساهم في تنظيم الأعمال وتنسيق المهام ودعم القرارات الإدارية بكفاءة. يعتمد هذا المجال على تطوير المهارات الإدارية والتواصل الفعّال لضمان تحقيق أعلى مستويات الاحترافية في بيئة العمل. يتطلب دور السكرتير التنفيذي إتقان فن الحوار ومهارات الاتصال الفعّال وإدارة المعلومات لضمان انسيابية العمليات الإدارية. يركز هذا المؤتمر على تزويد المشاركين بالمهارات المتقدمة في السكرتارية التنفيذية، وتعزيز قدراتهم في التواصل الفعّال والتفاعل المهني داخل المؤسسات.

أهداف المؤتمر:

في نهاية هذا المؤتمر، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحديد دور السكرتير التنفيذي في دعم الإدارة وتحقيق الأهداف المؤسسية.
• تعزيز مهارات التواصل الفعّال والإقناع في بيئة العمل.
• تطوير مهارات التفاوض وإدارة الاجتماعات وفقًا للمعايير المهنية.
• استخدام استراتيجيات السكرتارية الحديثة لتحسين الأداء الإداري وتعزيز الاحترافية.
• إدارة العلاقات المهنية مع كبار المسؤولين وتعزيز السرية المهنية.

الفئات المستهدفة:

• السكرتير التنفيذي والمساعد الإداري.
• مدراء المكاتب والإداريون المسؤولون عن التنسيق والتنظيم.
• الموظفون العاملون في مجال السكرتارية والاتصال الإداري.

محاور المؤتمر:

الوحدة الأولى:

المهارات المتقدمة في السكرتارية التنفيذية:

• دور السكرتير التنفيذي في دعم الإدارة وتحقيق الأهداف المؤسسية.
• مهارات تنظيم الأعمال وجدولة المهام بكفاءة.
• آليات إدارة الوقت وتحقيق الإنتاجية العالية.
• تقنيات التوثيق وحفظ الملفات لضمان سهولة الوصول إلى المعلومات.

الوحدة الثانية:

التميز في فن الحوار والتواصل الفعّال:

• مهارات الاستماع النشط وفهم احتياجات الآخرين.
• أساليب الإقناع والتأثير في بيئة العمل.
• استراتيجيات التعامل مع ضغوط العمل والمواقف الصعبة.
• مهارات التفاوض وإدارة الحوار بفعالية.
• فن التعامل مع الشخصيات المختلفة وتعزيز بيئة عمل إيجابية.

الوحدة الثالثة:

تنظيم الاجتماعات وإعداد التقارير المهنية:

• أساليب تخطيط الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال.
• مهارات إدارة النقاشات وتوثيق مخرجات الاجتماعات.
• أسس كتابة التقارير الإدارية والمراسلات الرسمية وفقًا لأفضل المعايير المهنية.
• كيفية استخدام الأدوات الرقمية لتحسين كفاءة التقارير والمراسلات.
• أهمية متابعة تنفيذ القرارات والتوصيات لضمان تحقيق الأهداف المؤسسية.

الوحدة الرابعة:

استراتيجيات التميز في السكرتارية الحديثة:

• المهارات الاحترافية في إدارة المكاتب التنفيذية.
• تحسين بيئة العمل من خلال التنظيم الفعّال.
• دور التكنولوجيا في تطوير أداء السكرتارية التنفيذية.
• المعايير الأخلاقية والمهنية في بيئة العمل الإداري.
• آليات تحسين الأداء الشخصي والمهني للسكرتير التنفيذي.

الوحدة الخامسة:

تقنيات التعامل مع كبار المسؤولين وأصحاب القرار:

• كيفية إدارة الاتصالات الرسمية وغير الرسمية داخل المؤسسة.
• طرق التعامل مع كبار المسؤولين بلباقة واحترافية.
• أهمية تعزيز الثقة بالنفس وبناء صورة مهنية قوية.
• أساليب إعداد وتنظيم الملفات والعروض التقديمية للإدارة العليا.
• دور السرية المهنية وحماية المعلومات في بيئة العمل المؤسسية.